Håndtering af persondata/medlemsoplysninger (GDPR)
Retningslinjer for håndtering af personoplysninger
Dette er en kort beskrivelse af Grundejerforeningens formål med og processer for behandling af personoplysninger. Politikken beskriver også hvilke data, der behandles og hvem der er involveret i behandlingen, samt hvilke systemer der benyttes. Politikken er tilgængelig på foreningens hjemmeside www.SildestrupStrand.dk
Formål
I tillæg til Grundejerforeningens almindelige formål, som er tilgængelig på foreningens hjemmeside, indsamler foreningen persondata for at have overblik over hvilke medlemmer, der er i foreningen, for at kunne opkræve kontingent, håndtere restancer og udskrive rykkere, og for at kunne servicere medlemmerne med væsentlig information om forhold i foreningen.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Sildestrup Strand Grundejerforening er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.
Foreningens CVR-nr: 24980448
Kontaktperson: Foreningens kasserer, se Bestyrelsen
Mail: Kasserer.Sildestrupstrand@gmail.com
Indsamlede data
Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om det enkelte medlem:
- Navn
- Folkeregisteradresse
- Telefonnummer
- Mailadresse
- Sommerhusadresse
- Matrikelnummer
- Nets Betalings ID
Der indsamles ikke særligt personfølsomme data som et led i foreningens arbejde, hvorfor foreningen ikke indhenter samtykke fra medlemmerne. Samtykket anses for givet i det øjeblik en ejendomsmægler eller medlemmet selv oplyser foreningen om tilflytning.
Behandling af data
Foreningens Kasserer fører et medlemsregister med udgangspunkt i ovenstående data.
Registret opdateres løbende i takt med til- og fraflytninger af medlemmer. Data leveres af ejendomsmæglere og nytilflyttede medlemmer. Data sendes til foreningens Kasserer.
Data bruges i forbindelse med:
- Den årlige kontingentopkrævning
- Særlige opkrævninger (f.eks. ved større vejvedligeholdelser)
- Rykkere ved restancer
- Udsendelse af elektroniske nyhedsbreve
- Afstemningslister i forbindelse med generalforsamlinger
- Afstemning af ejerforhold ved opslag på tinglysning.dk
Deling af data sker i situationer, hvor foreningen overgiver restancer til retslig inkasso.
Data er lageret på en pc samt en kopi på et USB-stik af hensyn til backup.
Foreningens kasserer opbevarer data. Foreningens kasserer og sekretær har adgang til de opbevarede data.
Sletning af data
Sletning af data sker senest 1 år efter medlemmets fraflytning, dog først efter at eventuelle restancer er betalt.
Øvrige forhold
Det er muligt at få oplyst kontingentstatus og hvilke data, foreningen har liggende, ved henvendelse til kassereren.
Foreningen opbevarer ikke data ud over ovenstående. Dokumenter fra ejendomsmægler vedr ejerskifte slettes straks efter endt behandling.
Bestyrelsesmedlemmer har skrevet under på at de data de kommer i besiddelse af ifm. bestyrelsesarbejdet bliver slettet. Når et bestyrelsesmedlem fratræder, anmoder kassereren om kvittering for, at medlemmet har slettet data.
Den årlige revision omfatter, at der foreligger dokumentation for at kasserer har slettet data på medlemmer, der har forladt foreningen, og at der foreligger dokumentation for, at fratrådte bestyrelsesmedlemmer har slettet data.
Bilaget er udarbejdet af Sildestrup Strand Grundejerforening,
1. udgave, 17. oktober 2018.